Automatische E-Mail Verwaltung
Posteingänge laufen über, Fristen müssen manuell überwacht werden und die Zuordnung zum richtigen Akt kostet wertvolle Zeit. Ein KI-System übernimmt diese Aufgaben vollautomatisch und DSGVO-konform.
Die Ausgangssituation
In einer durchschnittlichen mittelständischen Kanzlei gehen täglich hunderte E-Mails ein. Konzipienten oder das Sekretariat verbringen Stunden damit, diese E-Mails zu sichten, dem richtigen Akt zuzuordnen, Fristen in den Kalender einzutragen und Standardantworten zu verfassen. Dieser Prozess ist nicht nur teuer und monoton, sondern auch fehleranfällig. Eine übersehene Frist in einem langen E-Mail-Thread kann fatale rechtliche Konsequenzen haben.
Die KI-Lösung
Wir implementieren ein KI-System, das direkt an den Exchange-Server oder das E-Mail-Postfach der Kanzlei angebunden ist. Sobald eine E-Mail eingeht, durchläuft sie einen sicheren, automatisierten Prozess:
1. Aktenzuordnung
Die KI analysiert den Inhalt und Betreff, erkennt Aktenzeichen oder Mandantennamen und ordnet die E-Mail automatisch dem richtigen Akt in der Kanzleisoftware (z.B. Advokat, WebAkte) zu.
2. Fristenextraktion
Das System liest Daten und Fristen aus dem Fließtext oder aus PDF-Anhängen aus und erstellt einen Kalendereintrag zur Freigabe.
3. Antwortentwurf
Basierend auf der Historie des Akts und den Kanzlei-Richtlinien formuliert die KI einen passenden Antwortentwurf. Der Anwalt muss diesen nur noch kurz prüfen und auf "Senden" klicken.
Sicherheit & Compliance
Gerade im juristischen Bereich ist Vertraulichkeit das oberste Gebot. Unsere Lösungen nutzen keine öffentlichen Modelle wie das Standard-ChatGPT, bei dem Daten für das Training verwendet werden. Wir setzen auf geschlossene, DSGVO-konforme Enterprise-Umgebungen (z.B. Microsoft Azure EU) oder betreiben die Modelle auf Wunsch komplett On-Premise auf den eigenen Servern der Kanzlei. Es fließen keine Mandantendaten ab.
Das Ergebnis
Die Kanzlei spart pro Woche rund 15 Stunden an administrativer Arbeit. Die Fehlerquote bei der Fristenerfassung sinkt auf null, und Anwälte können sich wieder auf die juristische Kernarbeit konzentrieren, statt E-Mails zu sortieren.
Klingt das nach einem sinnvollen Ansatz für Ihre Kanzlei?
Lassen Sie uns in einem kurzen, kostenlosen Erstgespräch klären, wie sich dieses System in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lässt.